Tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä

• Perhehoitoliitto ry
• Osoite: Ilmarisenkatu 17 A, 40100 Jyväskylä
• Puhelin: 040 310 1440
• Sähköposti: toimisto@perhehoitoliitto.fi
• Y-tunnus: 0663513-8

2. Rekisteriasioista vastaavat yhteyshenkilö

• Merja Lehtiharju
• merja.lehtiharju@perhehoitoliitto.fi
• puh. 040 310 1441

3. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitukset
   Rekisterin nimi: Perhehoitoliitto ry:n

• Mentorointipankki ja työnohjaajapankki: Koulutettujen mentoreiden ja työnohjaajien sekä muiden ohjaajien ja valmentajien yhteystiedot.
• Ennakkovalmennuksien kouluttajat: Ikäihmisten ja vammaisten perhehoidon kouluttajat ja heidän yhteystietonsa
• Vaikuttamis- ja yhteistyöverkostot: Tiedotuslista päättäjille ja viranomaisille, tutkijoille sekä muille perhehoidon toimijoille.
• Koulutukset ja tapahtumat: Osallistujien tietoja Perhehoitoliiton koulutuksia ja tapahtumia sekä niiden mahdollista markkinointia varten.
• Vapaaehtoisverkostot ja -ryhmät: Ryhmänohjaajien ja vapaaehtoisten yhteystietoja.
• Ikäihmisten perhehoitajat: Perhehoitajien yhteystiedot.
• Jäsenrekisteri ja jäsenextranet: Perhehoitoliiton jäsenyhdistysten ja jäsenten tiedot jäsenlaskutusta ja tiedottamista varten sekä jäsenextranetin käyttöä varten.
• Sähköinen allekirjoituspalvelu: Perhehoitoliiton perhehoitoyhdistysten käyttäjät, jotka ovat hakeneet oikeutta käyttää sähköistä allekirjoituspalvelua
• Lehtirekisteri: Jäsenlehtien saajien, lehtitilaajien ja muiden lehdensaajien tiedot.
• Varainhankinta: Lahjoittajien yhteystiedot varainhankintaan liittyvässä viestinnässä ja lahjoittaja suhteen ylläpidossa.
• Uutiskirjeet: Yhteystietoja erilaisia uutiskirjeen lähettämistä varten
• Verkkokauppa: Tarvittavat tiedot tilauksia varten.
• Selvitykset ja tutkimukset
• Verkkosivut

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla jäsentiedot, tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvät tiedot, lahjoituksiin tai tilauksiin liittyvät tiedot sekä tiedottamiseen tai tutkimuksiin ja selvityksiin liittyviä tietoja. Esimerkiksi:

• Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite
• Organisaatio, asema, toimialue, koulutustausta, syntymäaika
• Maksutiedot
• Jäsenyhdistys, jäsenmaksut, rooli, liittymis- eroamispäivämäärä
• Tarvittaessa allergiatiedot, valokuvauslupa, majoitustiedot

5. Miten tiedot saadaan?

Rekisterin tiedot perustuvat ihmisen itse ilmoittamiin tietoihin tai ovat julkisesti saatavilla verkkosivuilla.

6. Tietojen luovutus ja säilytys

Tietoja säilytetään Perhehoitoliiton käytössä olevissa sähköisissä järjestelmissä, joihin Perhehoitoliiton työntekijöillä on pääsy. Näihin ovat esimerkiksi Microsoft 365 -ympäristöön sisältyvät pilvipalvelut (kuten SharePoint ja OneDrive), SurveyPal-kyselyjärjestelmä sekä FloMembers-jäsenrekisterijärjestelmä. Osaan järjestelmiin (esim. FloMembers) pääsy on rajattu ainoastaan niille työntekijöille, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käsitellä kyseisiä tietoja.

Palveluntarjoajille lähetetään vain palvelun toteutumisen kannalta välttämättömin tieto eikä näillä tahoilla ole oikeutta käyttää tietojasi muuhun kuin palvelun toteuttamiseen. 

• Koulutusten ja tapahtumien tiedot tarvittavilta osin tilaisuuden järjestämisen ja rahoittamisen kumppanille kuten esim. leirikeskukset, Howspace, Opintotoiminnan keskusliitto.
• Jäsenrekisterin ja lehtirekisterin tiedot voidaan toimittaa painotalolle suojattuna. Levikkimyyjällä on mahdollisuus päästä näkemään kerättyjä tietoja omalta osaltaan. Perhehoitoliiton jäsenyhdistykset ovat oman jäsenrekisterinsä rekisterinpitäjiä.
• Varainhankinnassa tietoja voidaan käyttää yhteistyössä Suomen Kansanterveysyhdistyksen kanssa ja iRaiserin kanssa.
• Verkkosivujen ylläpitäjän (Mainostoimisto Värikäs Oy) palvelimet sijaitsevat Suomessa. Sivujen käyttäjistä kerättäviä välttämättömiä tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.
• Verkkosivujen kävijämääriä seurataan Perhehoitoliiton ja rahoittajan (STEA) tarpeisiin Google Analytics -ohjelmalla. Kävijätietoja ei yksilöidä.
• Verkkosivujen lomaketiedot kerätään Gravity Forms -lisäosalla, joka kerää tiedot verkkosivujen ylläpitäjän palvelimelle.
• Verkkokauppatilausten seuranta toteutetaan WooCommerce alustan avulla.
• Maksutapahtuman yhteydessä maksutietosi kulkevat luotetun maksunvälittäjän kautta.
• Toimitettavien tilauksien toimitustiedot välitetään jakelijalle (esim. Posti).
• EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietoja ei pääsääntöisesti siirretä, mutta teknisesti osa Flomembersin ja Howspacen viesteistä voi reitittyä ETA-alueen ulkopuolisen palvelimen kautta.
• Uutiskirje rekisteri sijaitsee järjestelmän tarjoajan (Mailchimp) palvelimella.
• Uutiskirjeiden tietojen säilyttämiseen käytetään MailChimp-​ohjelmaa, jonka palvelimet saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-​alueen ulkopuolella. Muita tietoja ei luovuteta alueen ulkopuolelle.
• Tutkimus ja selvitystietoa oppilaitosten ja tutkimuslaitosten kanssa
• Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman henkilön suostumusta.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoihin on pääsy vain Perhehoitoliiton työntekijöiden henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.

Rekisteritiedot säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa palomuurein ja käyttäjätunnuksin suojatuilla palvelimilla ja manuaalisessa muodossa lukituissa tiloissa.

8. Tarkastusoikeus ja tietojen korjaus

Rekisteröidyillä on oikeus:

• Saada pääsy omiin henkilötietoihinsa.
• Pyytää tietojensa oikaisua tai poistamista.
• Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos tietojen käsittelyssä on epäselvyyksiä.

9. Tietosuojaselosteen muutokset

Perhehoitoliitto voi päivittää selostetta tarvittaessa ja tiedottaa merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai verkkosivuillaan.